Firma Decora S.A. z siedzibą w Środzie Wielkopolskiej („Organizator Postępowania”) zaprasza do udziału w Postępowaniu dotyczącym świadczenia usługi zarządzania projektem, kod CPV (79421000-1, usługi zarządzania projektem) w ramach regionalnego zamkniętego projektu szkoleniowego, o dofinansowanie którego Organizator Postępowania ubiega się w konkursie do Poddziałania 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Postępowanie ma charakter niepubliczny. Postępowanie prowadzone będzie na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.) i niniejszego zapytania ofertowego.

1. Definicje
Ilekroć w niniejszym zapytaniu ofertowym jest mowa o:

1.1. Oferencie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o zawarcie Umowy w ramach Postępowania,
1.2. Organizatorze Postępowania – należy przez to rozumieć firmę Decora S.A. z siedzibą w Środzie Wielkopolskiej , ul. Prądzyńskiego 24a, 63-000 Środa Wielkopolska.
1.3. Postępowaniu – należy przez to rozumieć niniejsze postępowanie prowadzone przez Organizatora Postępowania w przedmiocie zarządzania zamkniętym projektem szkoleniowym dla pracowników Organizatora Postępowania,
1.4. Zapytaniu ofertowym – należy przez to rozumieć niniejsze zapytanie ofertowe z załącznikiem,
1.5. Umowie o dofinansowanie – należy przez to rozumieć umowę o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw w województwie wielkopolskim, zawartą przez Organizatora postępowania w przypadku uzyskania dofinansowania dla złożonego wniosku,
1.6. Instytucji Pośredniczącej - należy przez to rozumieć Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu.

2. Organizator Postępowania
Decora S.A.
Ul. Prądzyńskiego 24a
63-000 Środa Wielkopolska
Osobą upoważnioną ze strony Organizatora Postępowania do kontaktowania się z Oferentami jest:
Barbara Bojarczuk
b.bojarczuk@decora.pl
Tel. 605 678 545

3. Przedmiot Postępowania
Przedmiotem Postępowania jest świadczenie usługi (w ramach projektu, o dofinansowanie którego Organizator Postępowania ubiega się w otwartym konkursie na realizację projektów szkoleniowo-doradczych w ramach Poddziałania 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw w województwie wielkopolskim w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) w zakresie kompleksowego zarządzania projektem (kod CPV 79421000-1 usługi zarządzania projektem), tj.:

3.1. Zarządzanie zakresem projektu:
a. planowanie i organizacja działań merytorycznych w ramach projektu (szkolenia, sesje doradcze itp.),
b. podział zadań i obowiązków pomiędzy podwykonawców w ramach projektu,
c. nadzór nad realizacją poszczególnych działań,
d. kontrola terminowości realizacji działań,
e. nadzór nad właściwym przygotowywaniem i opisywaniem dokumentacji projektowej dot. zakresu merytorycznego projektu.

3.2. Monitoring projektu:
a. prowadzenie sprawozdawczości rzeczowej projektu w oparciu o dostarczone przez Organizatora Postępowania informacje merytoryczne,
b. prowadzenie ewidencji prowadzonych działań merytorycznych (szkolenia, sesje doradcze itp.),
c. przygotowanie wniosków o płatność w części merytorycznej,
d. prowadzenie ewidencji uczestników w Bazie PEFS,
e. monitorowanie poziomu osiąganych wskaźników rezultatów.

3.3. Rozliczenia:
a. przygotowywanie wniosków o płatność w części finansowej w oparciu o kopie otrzymanych dokumentów,
b. opracowanie zasad i weryfikacja właściwego dokumentowania ponoszonych wydatków,
c. bieżąca kontrola dokumentów księgowych prowadzony pod kątem zgodności z założeniami projektu i właściwymi przepisami,
d. kontrola realizacji budżetu (kumulatywne zliczanie wydatków projektu w odniesieniu do budżetu),
e. wnioskowanie o zmiany budżetowe – przygotowywanie dokumentacji,
f. kontrola poziomu wniesionego i rozliczonego wkładu prywatnego w gotówce i wynagrodzeniach,
g. opracowywanie przepływów finansowych w projekcie wraz z harmonogramami przekazywania poszczególnych transz dotacji.
3.4. Inne:
a. przygotowanie i prowadzenie dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych,
b. dokumentowanie zmian w projekcie,
c. udział w kontrolach WUP i innych instytucji kontrolnych,
d. prowadzenie korespondencji z WUP w imieniu Organizatora Postępowania,
e. realizacja działań promocyjnych.

4. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
4.1. posiadają doświadczenie w zarządzaniu realizacją projektów na terenie województwa wielkopolskiego w ramach komponentu regionalnego PO KL jako wnioskodawca lub na podstawie umowy podwykonawczej. Oferent musi wykazać zrealizowanie lub realizację w okresie ostatnich trzech lat co najmniej 3 projektów o budżecie nie mniejszym niż 400 tys. PLN każdy, w tym co najmniej jednego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego realizowanego w ramach Poddziałania 8.1.1 PO KL.
4.2. dysponują potencjałem osobowym odpowiednim do wykonywania przedmiotowego zamówienia, w tym:
a. dysponują min. dwiema osobami posiadającymi co najmniej roczne doświadczenie w zarządzaniu realizacją projektów w ramach komponentu regionalnego PO KL na stanowisku kierownika projektu lub koordynatora,
b. dysponują min. dwiema osobami posiadającymi co najmniej roczne doświadczenie w prowadzeniu rozliczeń finansowo-księgowych projektów w ramach komponentu regionalnego PO KL,
c. dysponują min. jedną osobą posiadającą co najmniej roczne doświadczenie w koordynacji szkoleń w projektach PO KL skierowanych do przedsiębiorstw w charakterze koordynatora szkoleń z ramienia wnioskodawcy lub podwykonawcy odpowiedzialnego za realizację szkoleń.

5. Części zamówienia. Oferty wariantowe
Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych, tj. dotyczących części Przedmiotu Postępowania. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

6. Wymagane oświadczenia i dokumenty
Oferent jest zobowiązany do złożenia:
6.1. oferty cenowej (na wzorze zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania),
6.2. kserokopii aktualnego (tj. wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert) odpisu z właściwego rejestru / zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
6.3. wykazu doświadczeń w zarządzaniu w okresie ostatnich 3 lat realizacją min. 3 projektów na terenie województwa wielkopolskiego w ramach komponentu regionalnego PO KL jako Wnioskodawca lub na podstawie umowy podwykonawczej (w tym co najmniej jednego szkoleniowego lub szkoleniowo – doradczego w ramach Poddziałania 8.1.1 POKL), o budżecie nie mniejszym niż 400 000,00 złotych każdy (na wzorze zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania),
6.4. wykazu min. dwóch osób posiadających min. roczne doświadczenie w zarządzaniu realizacją projektów w ramach komponentu regionalnego PO KL na stanowisku kierownika projektu lub koordynatora; wykaz winien zawierać imiona i nazwiska tych osób wraz z podaniem ich doświadczeń zawodowych (na wzorze zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania),

6.5. wykazu min. dwóch osób posiadających min. roczne doświadczenie w prowadzeniu rozliczeń finansowo-księgowych projektów w ramach komponentu regionalnego PO KL (na wzorze zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania),
6.6. wskazania min. jednej osoby posiadającej min. roczne doświadczenie w koordynacji szkoleń w projektach PO KL skierowanych do przedsiębiorstw w charakterze koordynatora szkoleń z ramienia wnioskodawcy lub podwykonawcy odpowiedzialnego za realizację szkoleń (na wzorze zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania),

7. Przygotowanie i złożenie oferty. Termin złożenia oferty.
7.1. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę ściśle według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1. Oferta musi być wypełniona w sposób kompletny, co warunkuje jej pozytywną ocenę formalną.
7.2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
7.3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
7.4. Ofertę złożoną po terminie Organizator Postępowania zwróci bez otwierania.
7.5. Oferent wypełni pozycje cenowe zawarte w formularzu ofertowym, podając proponowaną cenę netto oraz cenę brutto w polskich złotych (PLN).
7.6. Oferent w kwocie oferty uwzględni wszelkie dodatkowe koszty związane z realizacją przedmiotu postępowania.
7.8. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, a każda strona zaparafowana lub podpisana przez osobę (osoby) upoważnioną (e) do reprezentowania Oferenta.
7.9. Oferta powinna zostać umieszczona w opakowaniu z wyraźnym oznaczeniem jako „OFERTA”. Opakowanie powinno zostać zaklejone / zalakowane i oznaczone w następujący sposób:

Adres Organizatora Postępowania :
Decora S.A.
Ul. Prądzyńskiego 24a
63-000 Środa Wielkopolska
Przedmiot postępowania: Zarządzanie projektem w projekcie szkoleniowym dla Decora S.A.
Nie otwierać przed dniem 21 czerwca 2011 godz. 12:00

7.10. Na opakowaniu powinna zostać dodatkowo podana nazwa i adres Oferenta, co umożliwi zwrot nienaruszonej oferty w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofania.
7.11. Oferta powinna zostać złożona w nieprzekraczalnym terminie do 21 czerwca 2011 r. osobiście / pocztą / kurierem w siedzibie Organizatora Postępowania, tj. Prądzyńskiego 24a, 63-000 Środa Wielkopolska.
7.12. Organizator Postępowania nie ponosi odpowiedzialności za zagubienie lub otwarcie oferty w przypadku nieoznakowania lub nieopieczętowania oferty zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego.
7.13. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Organizator Postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8. Termin związania ofertą
8.1. Złożona oferta powinna zawierać 21-dniowy (dwudziestojednodniowy ) termin związania ofertą.
8.2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9. Otwarcie ofert
9.1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu upływu terminu ich złożenia.

10. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej
10.1. Ocena ofert ma charakter niejawny. Organizator Postępowania dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
10.2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
10.2.1. jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
10.2.2. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
10.2.3. nie zawarto w treści zapytania odpowiednich informacji pozwalających jednoznacznie stwierdzić o spełnieniu warunków zawartych:
10.2.3.1. w pkt. 4.1 tj. doświadczenie w zarządzaniu realizacją co najmniej 3 projektów o budżecie nie mniejszym niż 400 tys. PLN każdy, w tym co najmniej jednego projektu szkoleniowego lub szkoleniowo-doradczego realizowanego w ramach Poddziałania 8.1.1 PO KL projektów na terenie województwa wielkopolskiego w ramach komponentu regionalnego PO KL jako wnioskodawca lub na podstawie umowy podwykonawczej,
10.2.3.2. w pkt. 4.2 a tj. dysponowania co najmniej dwoma osobami posiadającymi min. roczne doświadczenie w zarządzaniu realizacją projektów w ramach komponentu regionalnego PO KL na stanowisku kierownika projektu lub koordynatora,
10.2.3.3. w pkt. 4.2 b tj. dysponowania co najmniej dwiema osobami posiadającymi co najmniej roczne doświadczenie w prowadzeniu rozliczeń finansowo-księgowych projektów w ramach komponentu regionalnego PO KL,
10.2.3.4 w pkt. 4.2 c tj. dysponowania co najmniej jedną osobą posiadającą co najmniej roczne doświadczenie w koordynacji szkoleń w projektach PO KL skierowanych do przedsiębiorstw w charakterze koordynatora szkoleń z ramienia wnioskodawcy lub podwykonawcy odpowiedzialnego za realizację szkoleń.
10.2.4 złożona oferta jest niekompletna, tj.:
10.2.4.1. nie została przygotowana w oparciu o formularz ofertowy,
10.2.4.2 nie zawiera wszystkich części wymaganych wzorem oferty (załącznik 1),
10.2.4.3 nie załączono kserokopii odpisu z właściwego rejestru / zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
10.2.5 oferta nie została podpisana.
10.3. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Organizatorowi Postępowania.
10.4. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom niezaangażowanym w proces oceny i wyboru oferty.
10.5. Oferent może nie później niż w terminie składania ofert, zastrzec niejawność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
10.6. Niespełnianie przez Oferenta warunków udziału w Postępowaniu oraz uchybienia formalne w ofercie skutkować będą jej wykluczeniem i odrzuceniem złożonej oferty bez możliwości uzupełnienia.

11. Kryteria oceny ofert
11.1. Złożone oferty, które nie będą podlegać odrzuceniu, zostaną ocenione zgodnie z kryterium oferowana cena brutto – 100% (maks. 100 punktów).
11.2. Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium „oferowana cena brutto” nastąpi według następującego wzoru:
najniższa oferowana cena brutto za zarządzanie projektem przez jeden miesiąc kalendarzowy x 100 / oferowana cena brutto za zarządzanie projektem przez jeden miesiąc kalendarzowy

12. Zawiadomienie o wyborze oferty. Zawarcie umowy.
12.1. Przed upływem terminu związania ofertą Organizator Postępowania zawiadomi pisemnie wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty.
12.2. Z Oferentem, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa o zarządzanie projektem. Warunkiem wejścia w życie postanowień umowy o zarządzanie projektem będzie podpisanie przez Organizatora Postępowania umowy o dofinansowanie w wyniku złożenia wniosku o dofinansowanie projektu, o którym mowa w rozdziale 2 i 3 niniejszego Zapytania ofertowego.

13. Postanowienia istotne dla Organizatora, które zostaną wprowadzone do umowy
13.1. Z uwagi na fakt, iż Postępowanie prowadzone jest w odniesieniu do projektu składanego na konkurs w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w umowie zawarte zostaną następujące uwarunkowania:
13.1.1. obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia,
13.1.2. możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją projektu,
13.1.3. obowiązki stron związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
13.1.4. wszelkie postanowienia umowy muszą być zgodne z postanowieniami i zobowiązaniami Organizatora Postępowania wynikającymi z umowy o dofinansowanie.

13.2. Szczegółowe warunki wykonywania zamówienia zostaną doprecyzowane w drodze umowy z Oferentem niezwłocznie po pozytywnej ocenie merytorycznej Wniosku o dofinansowanie Projektu przez Instytucję Pośredniczącą (WUP) i zakończeniu negocjacji z Instytucją Pośredniczącą w zakresie wydatków kwalifikowalnych zawartych w pierwotnej wersji Wniosku o dofinansowanie Projektu.

14. Unieważnienie Postępowania
14.1. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do zamknięcia Postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia niniejszego Postępowania bez podawania przyczyn.
14.2. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora Postępowania w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w punkcie 1 powyżej. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń.

15. Inne
15.1. Do upływu terminu składania ofert Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Zapytania ofertowego. O każdej takiej zmianie potencjalni Oferenci zostaną poinformowani.
15.2. Wydanie niniejszego Zapytania ofertowego nie zobowiązuje Organizatora Postępowania do akceptacji oferty, w całości lub części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.
15.3. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji ze składającym ofertę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza (w zakresie wybranych postanowień umowy, z zastrzeżeniem zachowania jako niezmienionych postanowień, wskazanych w Postanowieniach istotnych dla Organizatora, które zostaną wprowadzone do umowy, zawartych w rozdziale 15 niniejszego Zapytania ofertowego) oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji.
15.4. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora Postępowania.

16. Załączniki
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego (pięć części):
1. Część pierwsza: Formularz oferty.
2. Część druga: Doświadczenie Oferenta w zarządzaniu realizacją projektów.
3. Część trzecia: Wykaz osób posiadających doświadczenie w zarządzaniu realizacją projektów.
4. Część czwarta: Wykaz osób posiadających doświadczenie w prowadzeniu rozliczeń finansowo – księgowych projektów.
5. Część piąta: Wykaz osób posiadających doświadczenie w zakresie koordynacji szkoleń w projektach PO KL.